Case Y-Säätiö / M2-Kodit

LokiTime tehostaa avainhallintaa ja selkeyttää arkea

Koy M2-Kodit modernisoi avainhallintansa LokiTime-järjestelmän avulla. Ratkaisu on tehnyt avainprosessista sujuvamman, vähentänyt manuaalista työtä ja tuonut reaaliaikaisen näkyvyyden avainten seurantaan.

Manuaalisen avainhallinnan haasteet

Suomen suurimpiin vuokra-asuntojen tarjoajiin kuuluva Koy M2-Kodit hallinnoi laajaa kiinteistökantaa, ja avainten hallinta oli aiemmin ulkoistettu kiinteistöhuoltoyhtiöille. Prosessi nojasi kuitenkin yhä paperisiin kuitteihin, mikä teki avainten seuraamisesta työlästä ja hidasta. Esimerkiksi tieto avainpalautuksista oli usein erillisen tikettijärjestelmän varassa, ja useimmissa tapauksissa tilanteen tarkastaminen vaati tiivistä viestintää huoltoyhtiöiden kanssa.

“Oli monimutkaista saada ajantasaista tietoa siitä, missä avaimet kulloinkin ovat. Varsinkin vuokralaisten vaihtuessa tämä aiheutti ylimääräistä päänvaivaa,” kertoo Koy M2-Kotien kiinteistöpäällikkö Matti Peltola.

Helppokäyttöinen ja riippumaton ratkaisu

Avaintenhallinnan digitalisointi tuli ajankohtaiseksi osana toiminnanohjausjärjestelmän uudistusta. Erilaisten vaihtoehtojen vertailun jälkeen Koy M2-Kodit valitsi LokiTimen sen selkeän käyttöliittymän, loogisten toimintojen ja lukitusjärjestelmistä riippumattoman rakenteen ansiosta. Myös muilta asiakkailta saadut positiiviset kokemukset vahvistivat päätöksen.

Käyttöönotto toteutettiin tiiviissä yhteistyössä huoltoyhtiöiden ja LokiTimen kanssa. Vanhan järjestelmän tiedot siirrettiin saumattomasti uuteen, ja LokiTime huolehti kaikkien osapuolten kattavasta koulutuksesta.

”Järjestelmä on niin helppo käyttää, että kukaan ei enää harkitsekaan vanhaan paluuta” – Matti Peltola, kiinteistöpäällikkö / Koy M2-kodit

Reaaliaikainen seuranta helpottaa arkea

LokiTime on muuttanut avaintenhallinnan reaaliaikaiseksi, mikä on tuonut merkittävää helpotusta Koy M2-Kotien arkeen. Tiedot avaimista ja niiden haltijoista ovat nyt helposti tarkistettavissa, mikä on tehostanut päivittäistä toimintaa ja vähentänyt turhaa viestittelyä huoltoyhtiöiden kanssa.

“Järjestelmä on niin helppo käyttää, että kukaan ei enää harkitsekaan vanhaan paluuta. Jokapäiväiset toiminnot ovat yksinkertaisempia ja sujuvampia,” Matti Peltola summaa.

Jatkuvaa kehitystä ja vahvaa yhteistyötä

Koy M2-Kotien ja LokiTimen yhteistyö on ollut alusta asti sujuvaa, ja asiakaspalvelu on vastannut kaikkiin tarpeisiin nopeasti ja asiantuntevasti. Seuraavaksi tavoitteena on kehittää järjestelmäintegraatioita entistä pidemmälle.

Koy M2-Kodit suosittelee LokiTimea kaikille kiinteistönomistajille ja vuokraustoimijoille, jotka haluavat tehostaa ja modernisoida avainhallintaansa. Järjestelmä on vastannut kaikkiin odotuksiin ja tuonut konkreettista lisäarvoa päivittäiseen toimintaan.