Case Village Works

Village Works auttaa asiakkaitaan menestymään

Voimakasta kasvua hakeva Village Works tarjoaa joustavia toimisto- ja kokoustilaratkaisuja eri kokoisille yrityksille, freelancereille ja työtiimeille yhdeksässä toimipisteessä ympäri Suomen. Hallittu kasvu edellyttää organisaatiolta entistä tehokkaampia prosesseja ja oikeiden digitaalisten työkalujen löytämistä. Siksi Village Works valitsi avainhallinnan kumppanikseen Sowellus Oy:n.

Village Worksissa asiakastyytyväisyys on koko organisaation yhteinen asia, sillä jokainen kohtaaminen vie brändiä eteenpäin ja on asiakastyytyväisyyden osatekijä.

”Yksi arvoistamme on menestys, mikä näkyy toiminnassamme monella tapaa. Haluamme juhlia asiakkaidemme menestystä ja tukea heitä parhaamme mukaan, esimerkiksi tuomalla uusia palveluita saataville. Monet näistä palveluista voivat olla sellaisia, joihin yksittäisellä pienellä yrityksellä ei muuten olisi mahdollisuutta, mutta yhteisönä olemme enemmän. Olemme saaneet olla osana monen upean yrityksen kasvutarinaa. Tavoitteenamme on olla Pohjoismaiden johtava joustavia työtiloja tarjoava yritys, kertoo Village Worksin Operatiivinen päällikkö Essi Hänninen.

“LokiTime Avainkuittaus on tehostanut tiimimme toimintaa
ja tuonut avainhallintamme tähän päivään.”
-Essi Hänninen, Operations Manager

Lähtökohta

Village Works on aiemmin hoitanut avainhallintaa perinteisin menetelmin: kynillä ja papereilla. Avainluovutuslomakkeet on täytetty käsin, jonka jälkeen ne on skannattu ja mapitettu. Tietojen ylläpitäminen on ollut aikaavievää, eikä toimipisteiden luovutuksista ole ollut yhtenäistä tietokantaa. Erityisesti tiedon haku on ollut hankalaa mappien ollessa sidottuna fyysisesti yhteen paikkaan.

Ratkaisu

Village Works otti LokiTime Avainkuittauksen käyttöön yhtiön kaikissa toimipisteissä. Palvelun myötä asiakaspalvelijoilta on säästynyt merkittävästi työtunteja ja se on tuonut yhtenäisen toimintamallin avainluovutuksille koko organisaatioon.

”Avainluovutukselle on nyt selkeä sähköinen prosessi, jonka myötä tieto on aina kaikkien saatavilla ja digitaalisessa muodossa. LokiTimen avulla homma on pysynyt hanskassa yrityksen kasvun myötä. Jos meillä ei olisi ollut käytössä yhtenäistä järjestelmää avainten hallintaan olisimme olleet hukassa”, kertoo Village Worksin Yhteisömanageri Saara Niemi. Uusien digitaalisten palveluiden hyödyntäminen on myös osa yrityksen strategiaa ja luo mielikuvaa nykyaikaisuudesta asiakkaiden suuntaan.
-”Oho, onpa helppoa! ” on tyypillinen käyttäjäreaktio, Saara nauraa.

Asiakashyödyt:
• Työajan säästö
• Yhtenäinen tieto kaikista avaimista ja toimipisteistä digitaalisessa muodossa.
• Selkeä prosessi avainhallintaan
• Reklamaatiotilanteiden selvittely on helpottunut
• Käyttäjä- ja asiakastyytyväisyyden lisääntyminen

Lisätiedot:
Essi Hänninen
Operatiivinen päällikkö, Village Works / Business Center Papula Oy
+358 50 355 2255
essi.hanninen(at)villageworks.com