Case Mall of Tripla

Mall of Tripla – edelläkävijä joka saralla

Helsingin Pasilassa syksyllä 2019 auennut Mall of Tripla on 250 liiketilallaan Suomen ja Pohjoismaiden suurin kauppakeskus, joka tarjoaa laajojen myymälä- ja ravintolapalveluiden lisäksi paljon uudenlaista kulttuuritoimintaa ja elämyksiä. Uudenlainen kaupunkikeskus vaatii uudenlaiset työkalut myös kiinteistönhallintaan. LokiTime Avainhallinta olikin luonnollinen valinta Triplan avainhallintajärjestelmäksi.

Lähtökohta

Suuri koko tarkoittaa suurta määrää vuokralaisia ja muita sidosryhmiä, joille luovutetaan kulkutunnisteita ja avaimia. Jo rakentamisvaiheessa oli selvää, että tuhansien elektromekaanisten avainten sekä kulkutunnisteiden hallinnoiminen tulee olemaan haastavaa ja siihen tulee löytää fiksu ratkaisu, jolla kuittaukset hoituvat hallitusti suoraan sähköiseen järjestelmään ja kirjanpito on aukoton.

”Halusimme päästä kokonaan eroon papereista ja löytää ratkaisun, joka palvelee myös tulevaa käyttöä – ei pelkästään rakennusaikaa. Riski kadonneista avaimista 250 liikkeen kiinteistössä on todella suuri ja kustannukset voivat nousta merkittäviksi, jos joudutaan tekemään korjaavia toimia”, kertoo Triplan kiinteistöpäällikkö Sakari Meriläinen.

”Olen ollut kiinteistöpäällikkönä muutamissa kohteissa, joissa olen joutunut jälkikäteen selvittämään, kenelle avaimia on kuitattu. Syystä tai toisesta papereita ei ole löytynyt niille kuuluvista paikoista ja on jäänyt epätietoisuus missä avaimet seilaavat. Tämän seurauksena kohteita ollaan jouduttu uudelleen sarjoittamaan osittain tai kokonaan.”

“Yksikään sopimus ei saa olla kateissa tai allekirjoitus epäselvä
– kaiken tiedon tulee kulkea suoraan sähköiseen järjestelmään”– Sakari Meriläinen, Kiinteistöpäällikkö / Mall of Tripla

Ratkaisu

Mall of Tripla otti LokiTime Avainhallinnan käyttöön jo rakentamisvaiheessa. Ratkaisulla saatiin urakoitsijoille ja tavarantoimittajille kuitattavat avaimet hallintaan sekä luotua toimintamallit tulevaa käyttöä varten. Valmistumisen myötä vuokralaisten ja muiden sidosryhmien avaimia on kuitattu LokiTimellä ensimmäisen toimintavuoden aikana jo lähemmäs kymmenentuhatta ja käyttö on laajentunut samaan kortteliin kuuluviin muihin kiinteistöihin. ”Jos jokainen näistä kuittauksista vaatisi A4:sen, lähentelisi kymmenen toimintavuoden päästä paperipinon korkeus jo Pasilan linkkitornin mastoa”, kuittaa Meriläinen.

Paperittomuus on tuonut Triplalle myös konkreettista säästöä työajassa sekä helpottanut poikkeustilanteiden hoitoa. Triplan avainhallinnasta vastaa Securitaksen vartiointi yhteistyössä kiinteistöpäällikkö Sakari Meriläisen kanssa. Ohjelmiston myötä järjestyksenvalvojien resursseja on pystytty kohdentamaan valvontaan avainhallinnan sijasta ja esimerkiksi luvattomat kulkutilanteet pystytään estämään nyt tehokkaasti. Järjestelmästä pystytään välittömästi tarkastamaan, kenelle avain on luovutettu, ja pääsemään asiaan kiinni. ”LokiTimella pystymme taklaamaan juuri näitä asioita. Nyt meillä on tarkka tieto avainmääristä, missä niitä on ja kenelle avaimia on kuitattu. Monella kollegallani tilanne on aivan toinen.”

Meriläisen mukaan LokiTime soveltuu erityisen hyvin suurien kiinteistökokonaisuuksien, kuten kauppakeskusten avainten hallintaan. ”Ohjelmiston käytettävyys on hyvä ja suosittelen sitä ehdottomasti kauppakeskuksille. Näen myös, että LokiTime on ehdoton työkalu manageriyhteisöjen ja lukkoliikkeiden omaan avainhallintaan. Kaikki tieto on keskitetysti yhdessä järjestelmässä ja asiakaskohteet vain vaihtuvat nappia painamalla.”

Asiakashyödyt
• Asiakaspalvelun ja asiakaskokemuksen parantuminen
• Työajan säästö
• Papereista eroon
• Prosessien tehostuminen
• Poikkeustilanteiden hoito helpottuu
• Kaikki tieto yhdessä järjestelmässä

Lisätietoja antaa:
Sakari Meriläinen
Kiinteistöpäällikkö / Mall of Tripla
+358 40 700 6357
sakari.merilainen(at)malloftripla.fi