Case Autismisäätiö

LokiTime tuo sujuvuutta ja turvallisuutta Autismisäätiön avainhallintaan

Autismisäätiö on ottanut suuren askeleen avainturvallisuudessa siirtyessään käyttämään LokiTimen digitaalista avainhallintajärjestelmää. Säätiöllä on useita toimipisteitä ympäri Suomea, joissa tarjotaan tukea autismikirjon ihmisille. Autismisäätiö otti LokiTimen käyttöön avainturvallisuuden parantamiseksi ja hallinnan helpottamiseksi. Nyt LokiTimea käytetään jokaisen toimipisteen avaintenhallinnan lisäksi myös muun lainattavan omaisuuden — kuten yhteisten autojen — hallinnointiin.

Haasteena avainlistojen paikkansapitävyys ja puuttuvat kirjaukset

Autismisäätiö tarjoaa monipuolisia tukipalveluita autismikirjon henkilöille ja heidän läheisilleen keskittyen yksilölliseen ohjaukseen, kuntoutukseen ja asumiseen. Säätiön tavoitteena on auttaa asiakkaitaan elämään täydessä potentiaalissaan tarjoamalla asiantuntevaa tukea sekä edistämällä autismiymmärrystä yhteiskunnassa. Lisäksi Autismisäätiö toteuttaa kehitysprojekteja ja vaikuttamistyötä autismikysymysten parissa.

Vuodesta 1998 toimineella Autismisäätiöllä avainhallinta perustui alun perin paperisiin rekistereihin. Tämä järjestely osoittautui haastavaksi erityisesti henkilöstövaihdosten yhteydessä, jolloin avaintietojen päivittäminen saattoi jäädä tekemättä. Tämän seurauksena avaintenhallinnan tiedot eivät aina olleet ajantasaisia ja luotettavia, mikä hankaloitti käytännön toimintaa.

Tarve keskitetylle ja yhtenäiselle avainten hallinnoinnille

Avainturvallisuus on keskeinen osa asiakas- ja henkilökunnan turvallisuutta. Kun säätiön toimipisteiden määrä kasvoi, kasvoi myös hallinnoitavien avainten määrä, ja tarve turvalliselle, yhtenäiselle avaintenhallintajärjestelmälle tuli ilmeiseksi.

Koska toimipisteitä oli useita, haluttiin ottaa käyttöön digitaalinen, etänä hallittava avainrekisteri. Tavoitteena oli löytää keino, jolla avainten luovutus- ja vastaanottoprosessit saataisiin yhtenäisiksi kaikissa toimipisteissä, ja joka mahdollistaisi avainten hallinnan keskitetysti koko säätiön laajuisesti. Säätiö halusi myös, että vastaanottaja saa sähköisen kopion avainten luovutussopimuksesta heti avaimen saadessaan.

”LokiTime oli ensimmäinen toimivalta tuntuva ja joustava järjestelmä” – Henri Saarainen, Autismisäätiön isännöitsijä.

LokiTime vakuutti Autismisäätiön

Autismisäätiöllä oli etsinnässä digitaalinen avainhallinnan ratkaisu, kun he saivat kuulla LokiTimesta — ja päätös syntyi nopeasti. LokiTimen Jan kävi esittelemässä ratkaisua, joka tuntui heti oikealta: ohjelma oli helppokäyttöinen, joustava ja vastasi kaikkiin säätiön tarpeisiin. Nyt kaikki säätiön avaimet on viety LokiTimeen ja niiden luovutus ja palautus tapahtuu LokiTimen kautta. Lisäksi ohjelmaan on viety kulkutunnisteita ja talon autojen käyttäjätunnisteita.

“LokiTime oli ensimmäinen toimivalta tuntuva ja joustava järjestelmä, “ Henri Saarainen,  Autismisäätiön isännöitsijä kertoo.

Nopea ja helppo ohjelmisto on kerännyt kiitosta

Nyt Autismisäätiön yksiköiden kaikki avaimet on viety LokiTimeen, ja avainten luovutus ja vastaanotto on helppoa, nopeaa ja seurattavissa. Autismisäätiöltä myös kerrotaan, että aina kun apua on tarvittu, sitä on LokiTimen tiimiltä saatu. Käyttäjien harjaantuessa järjestelmään, on ohjelman nopeus ja helppous tullut entistä paremmin esille. Palaute järjestelmän käyttäjiltä on ollut hyvää. Autismisäätiö käyttää LokiTimea myös muiden lainattavien esineiden, kuten yhteiskäyttöisten autojen ja kulkutunnisteiden, hallinnointiin. Säätiöllä on omat sopimuspohjat, joista avainten vastaanottaja saa heti kopion sähköpostiinsa avainten luovutuksen tai palautuksen yhteydessä. 

LokiTimen myötä Autismisäätiöllä on aina ajantasainen avaintenhallintarekisteri, sekä sähköiset sopimuksen kaikista avainten luovutuksista. Autismisäätiö suositteleekin LokiTimea kaikille, etenkin jos avainrekisterissä on paljon avaimia.