Case Taideyliopisto

LokiTime tehostaa Taideyliopiston avaintenhallintaa viidessä kiinteistössä

Digitaalinen avainhallintajärjestelmä on tuonut selkeyttä ja tehokkuutta Taideyliopiston arkeen, jossa useiden toimipisteiden hallinnointi vaatii tarkkuutta ja ajantasaisuutta.

Avaintenhallinnan haasteet historiaan

Taideyliopisto, joka yhdistää Kuvataideakatemian, Sibelius-Akatemian ja Teatterikorkeakoulun, on tunnettu korkeatasoisesta taidekoulutuksestaan ja monipuolisesta toiminnastaan. Yliopiston toiminnan luonne edellyttää useiden kiinteistöjen ja tilojen hallinnointia, minkä vuoksi avaintenhallinta on ollut keskeinen osa arkea. Aiemmin käytössä ollut paperinen kuittausjärjestelmä aiheutti kuitenkin jatkuvia haasteita. 

”Paperiset kuittaukset olivat usein hukassa, ja niiden ajantasalla pitäminen oli hidasta ja työlästä. Jos tietoja tarvittiin nopeasti, niiden etsiminen vei aikaa,” kertoo Taideyliopiston suunnittelija Jukka Immonen.

Käytännön haasteet konkretisoituivat erityisesti tilanteissa, joissa avaintietojen oli oltava helposti saatavilla useissa eri toimipisteissä. Tarve selkeälle, keskitetylle ja ajantasaiselle järjestelmälle oli ilmeinen.

LokiTime selkeyttää ja yhtenäistää käytännöt

Digitaalinen ratkaisu tuli ajankohtaiseksi, kun yliopisto päätti uudistaa avaintenhallintaprosessinsa. LokiTime valittiin sen käyttäjäystävällisyyden ja asiakaspalvelun ansiosta.

”LokiTime erottui selkeydellään ja helppoudellaan. Lisäksi heidän asiakaspalvelunsa oli rennon asiallista ja todella ratkaisukeskeistä,” kuvailee Jukka. LokiTimen avulla kaikki viiden kiinteistön avaimet on siirretty digitaaliseen järjestelmään.

Avaimia luovutetaan ja palautetaan mobiililaitteilla, kuten padeilla ja puhelimilla, ja muutama henkilö ylläpitää järjestelmän tietoja selainpalvelussa. Näin kaikki avaintiedot ovat helposti saatavilla yhdestä paikasta, ja niiden hallinta on yksinkertaista.

”LokiTime erottui selkeydellään ja helppoudellaan. Lisäksi heidän asiakaspalvelunsa oli rennon asiallista ja todella ratkaisukeskeistä” – Jukka Immonen, suunnittelija / Taideyliopisto

Reaaliaikainen hallinta helpottaa arkea

Käyttöönotto tapahtui LokiTime-tiimin avustuksella sujuvasti ja vanhat avain- ja kuittaustiedot saatiin siirrettyä järjestelmään. Tiedot ovat nyt saatavilla reaaliaikaisesti, mikä nopeuttaa ja helpottaa niin avainten hallintaa kuin seurantaa merkittävästi. Lisäksi LokiTime mahdollistaa kulkukorttien ja AV-laitteiden lainojen hallinnan samassa järjestelmässä.

”On ollut merkittävä parannus, että kaikkien kiinteistöjen avaintiedot ovat helposti kaikkien käyttäjien nähtävillä. Tämä on järkevöittänyt arkea huomattavasti,” Immonen toteaa.

Käyttäjien palaute on ollut positiivista, ja erityisesti järjestelmän nopeus ja selkeys ovat saaneet kiitosta.

Vahva yhteistyö Sowelluksen kanssa

Yhteistyö LokiTimen tiimin kanssa on sujunut erinomaisesti. Taideyliopisto on ollut tyytyväinen asiakaspalveluun, joka on vastannut nopeasti kysymyksiin ja tarjonnut arvokkaita parannusehdotuksia.

”Erityisesti asiakaspalvelu on ollut huippuluokkaa. Olemme saaneet aina apua, kun sitä on tarvittu, ja samalla olemme saaneet vinkkejä, joilla voimme kehittää omaa toimintaamme.”

Suositus organisaatioille, joilla on useita toimipisteitä

Taideyliopisto suosittelee LokiTimea erityisesti organisaatioille, joilla on useita toimipisteitä ja paljon erilaisia avaimia ja kulkutunnisteita. Järjestelmä on vastannut yliopiston odotuksiin ja tehostanut avaintenhallintaa tavalla, joka tukee monipuolista ja laajamittaista toimintaa.

”LokiTime on ollut meille arvokas työkalu, joka on helpottanut arkea ja lisännyt toiminnan sujuvuutta. Suosittelemme sitä lämpimästi kaikille, jotka haluavat selkeyttää ja parantaa avaintenhallintaansa.”